Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên bằng file Excel quản lý kho đơn giản

Excel là một phần mềm vô cùng đắc lực trong kinh doanh. Đặc biệt hơn, để cho việc kiểm kê, quản lý hàng hóa trong kho có tổ chức, chính xác và hạn chế những tình trạng thất thoát thì việc kiểm kê hàng bằng file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí. Công cụ này vô cùng phù hợp với quy mô kinh doanh nhỏ, vừa mới hoạt động.

Đánh giá file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Ưu điểm của file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

• Trước tiên là miễn phí, rõ ràng ưu điểm này vô cùng quan trọng với những cửa hàng, mô hình kinh doanh có quy mô nhỏ, vừa mới bắt đầu đi vào hoạt động;
• Linh hoạt: giúp cho việc thay đổi và điều chỉnh thông tin của doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng hơn;
• Nhiều người có thể cùng tham gia quản lý và kiểm soát;
• Hiểu và vận dụng tốt công thức sẽ có thể làm được báo cáo đa chiều, như vậy thì góp phần tiết kiệm chi phí thuê nhân viên.

Khó khăn khi sử dụng file quản lý kho miễn phí

• Chưa thể mở rộng hoạt động quản lý nhiều kho cùng lúc;
• Với lượng dữ liệu lớn thì chưa thể thực hiện được;
• Khó có thể xử lý vấn đề.

Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Bước 1: Tải file về máy

Hãy click vào đây để bắt đầu tiến hành tải file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí về máy tính của bạn.

Bước 2: Nhập dữ liệu

Để quản lý tốt thì quy trình nhập liệu phải được thực hiện hiệu quả, chính xác đến từng milimet. Vậy trong một file quản lý kho cần có những số liệu gì?

• Sổ kho gồm: số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, số lượng nhập trong ngày, số lượng đã xuất bán, số lượng còn tồn vào cuối ngày;
• Số chi tiết hàng hóa: gồm những chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng để kiểm kê, đơn giá khi xuất, nhập và tồn;
• Sổ kho để in: ngày, nội dung, chứng từ dùng khi nhập – xuất – tồn (bao gồm cả số lượng và giá tiền), mẫu phiếu nhập – xuất kho, số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa ở mỗi thời điểm, đơn vị tính, số lượng tính, đơn giá, thành tiền, mã số;
• Báo cáo nhập – xuất – tồn: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính hàng hóa, số dư đầu kỳ, số nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ, tổng kết số lượng tồn cuối kỳ.

Bước 3: Thiết kế File quản lý kho

Dù cho đây chỉ là file quản lý kho miễn phí, thế nhưng việc thiết kế cũng vô cùng quan trọng. Trước hết là có rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh cùng sản phẩm với mình, do đó thiết kế File quản lý sẽ giúp tạo ra một signature riêng, phù hợp với phong cách kinh doanh của mình. Việc quản lý cũng nhờ đó mà chính xác, nhanh chóng, kiểm soát dễ dàng hơn và thống nhất được quy trình nhập liệu từ đầu vào đến đầu ra.

Pro Tips để sử dụng file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí thành công

Vì mục đích của việc sử dụng file Excel để quản lý kho là tiết kiệm chi phí đầu tư, chi phí quản lý, đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp trẻ, vừa và nhỏ. Tuy nhiên để sử dụng file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí thì bạn cũng cần đáp ứng cơ bản những tiêu chí dưới đây:

Có kiến thức cơ bản về Excel

Việc quản lý bằng Excel nghĩa là bạn phải có một nền tảng sử dụng Excel vững chắc. Nền tảng đó bao gồm các hàm tính toán được thao tác trong phần mềm nói chung và file quản lý kho nói riêng. Nếu không tự tin, bạn sẽ không thể tránh khỏi những sai sót trong tất cả các khâu, hậu quả là việc quản lý không chính xác, thất thoát doanh thu… Vậy những kiến thức cần phải có đó là gì?

• Thao tác xử lý tập tin;
• Định dạng và thiết kế bảng tin;
• Xử lý dữ liệu;
• Sử dụng các hàm IF, COUNTIF, VLOOKUP, SUM, AVERAGE, SUBTOTAL, HLOOKUP…

Bên cạnh đó cũng cần quan tâm đến một vài lưu ý sau trong quá trình làm việc:

• Tránh những lỗi sai cơ bản nhất như giá trị dữ liệu, giá trị tham chiếu, đơn vị tính…
• Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm;
• Nên sử dụng thêm chế độ bảo mật để ngăn chặn hành động xâm nhập của người lạ vào để đánh cắp dữ liệu, thay đổi dữ liệu…

Phân biệt những mẫu file quản lý kho

Mẫu file nhập – xuất – tồn 01

• Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí này hỗ trợ người sử dụng quản lý được những thông tin:
• Thông tin doanh nghiệp;
• Danh mục;
• Số kho;
• Lượng hàng nhập – xuất;
• Chi tiết nhập – xuất – tồn;
• Số kho để in;
• Phiếu nhập xuất.

Mẫu file nhập – xuất – tồn 03

Thông tin mẫu file này gồm có:

• Tổng hợp;
• Nhập – xuất;
• Phiếu nhập;
• Phiếu xuất;
• Thẻ kho;
• Danh mục khách hàng, công nợ.

Mẫu file nhập – xuất – tồn 04

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Thông tin của mẫu file 04 gồm có:

• Danh mục;
• Nhập liệu thông tin nhập – xuất – tồn;
• Chi tiết từng khâu nhập – xuất – tồn;
• Phiếu nhập – xuất.

File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí thật sự là một công cụ vô cùng bổ ích, hỗ trợ công việc quản lý, kiểm kê hàng hóa. Nếu sử dụng một cách hiệu quả thì bạn sẽ vừa tiết kiệm được khoản chi phí, vừa quản lý hàng hóa nhập -xuất – tồn có hiệu quả.